Capacitación elearning en las empresas, ¿es rentable?

Introducción

De forma similar a otras actividades, la capacitación basada en elearning en las empresas, es una actividad que consume recursos, llámense colaboradores, tiempo, equipo, insumos o recursos económicos, y es por ello que debe rendir resultados alineándose a los objetivos de las organizaciones.

Leticia es gerente de capacitación en una empresa que fabrica y comercializa pantalones, y a sabiendas de que la capacitación en línea es una tendencia, empieza a informarse de los elementos que requiere en su organización para implementarla.

Finalmente decide que como está iniciando en el tema le conviene apoyarse en una consultoría y se decide por una de las que consultó, presenta la propuesta a su director quien, después de analizarla detenidamente, decide que el costo beneficio es el adecuado para la organización.

Leticia compitió con otras áreas por recursos de su organización, y supo presentar su propuesta, revisemos algunos elementos que ayudaron.

Beneficios de la capacitación elearning en las empresas

Ya hemos hablado en un artículo anterior, beneficios de la capacitación elearning, de los beneficios que aporta la capacitación en general, y en especial, la capacitación elearning.

Algunos de ellos son:

• Reducción de costos de viáticos e insumos
• Los colaboradores no tendrán que moverse a otra locación para recibir la capacitación, evitando así pérdida de tiempo e incrementando la productividad
• Mayor flexibilidad sobre los tiempos de instructores y capacitadores
• Mayor flexibilidad en la entrega de la capacitación
• Seguimiento y control
• Mayor eficiencia de la capacitación
• Mejor uso de herramientas tecnológicas

Los anteriores son algunos de los beneficios generales que Leticia incluyó en su propuesta.

La capacitación elearning como herramienta de apoyo en la estrategia organizacional

A efectos de que nuestra iniciativa elearning prospere durante los procesos de autorización que realizan las áreas directivas y de finanzas, es necesario determinar con mayor precisión cómo va a ayudar a conseguir objetivos de negocio, y aterrizar en resultados medidos por ciertos indicadores.

Requerimos tener claridad sobre cuál será el apoyo que brindará la capacitación elearning a la estrategia organizacional, debemos aterrizar este apoyo en forma de objetivos y resultados bien definidos, que mediremos en indicadores los cuales nos avisarán sobre el desempeño de nuestra iniciativa y nos permitirán entregar los resultados esperados a quienes patrocinaron dicha iniciativa.

A continuación revisemos los costos que implica una iniciativa de capacitación elearning.

La inversión inicial

Una implementación de elearning corporativo implica realizar una inversión inicial que cubre principalmente los siguientes aspectos:

1. Consultoría para identificar en qué áreas se requiere capacitar a qué colaboradores, la definición de objetivos de la capacitación y los indicadores a seguir, la estrategia de comunicación con los participantes y la evaluación de los resultados. Esta consultoría es necesaria cuando la empresa no tiene tan claro cuál es la brecha de capacitación a cubrir.
2. Desarrollo de cursos, que abarca desde la planeación didáctica, la curación de contenidos, el diseño instruccional, la producción multimedia (imágenes, actividades interactivas, videos, evaluaciones, etc) hasta la creación de los paquetes SCORM que se subirán en la plataforma virtual.
3. Implementación tecnológica y hosting, cubre el tema de infraestructura de servidores, redes, soporte técnico, monitoreo e implementación de la plataforma virtual de aprendizaje.
4. Despliegue de la capacitación, una vez tenemos los cursos desarrollados y la plataforma virtual implementada, hay que ejecutar la capacitación a segmentos de participantes, realizando para ello la configuración de los cursos, matriculando a los participantes, apoyándolos con tutorías, resolución de dudas a través de una mesa de servicio, generación de reportes, etc.

Capacitaciones posteriores cuestan menos

Con el propósito de dar a las áreas que deciden, una visión más clara de los costos, ayudará que Leticia incluya también en su propuesta un ejercicio en el que muestre la comparativa de:

1. cuánto cuesta actualmente la capacitación,
2. cuánto costará implementarla y desplegarla en el primer ciclo de capacitación, y
3. cuánto costará desplegarla en los siguientes ciclos.

Ahí se verá que a partir del segundo ciclo, ya no hay que asumir el proceso de consultoría y el desarrollo de los cursos, quedando solo el tema del hosting y el despliegue que resulta en costos significativamente menores.

Conclusión

Como comenté al inicio, hacer elearning es una actividad que demanda recursos, por lo que hay que hacer un uso óptimo de ellos, definiendo primero cómo nuestra iniciativa ayudará al negocio. Remitiéndonos luego a cuáles serán los objetivos de la capacitación que permitirán dicha ayuda, y aterrizando después en resultados medidos por indicadores muy bien definidos en cifras y en el tiempo.

Cierro comentándote que, si has decidido hacerte acompañar por una consultoría, debes acercarte a una con experiencia en todos estos procesos. En TICAP, te podemos apoyar.