Conoce las fases de un proyecto eLearning

Indistintamente de que se trate de un proyecto de elearning para empresas, o para educación formal, para llevarlo a buen término es necesario el seguimiento de una metodología que garantice el cumplimiento de los objetivos para el que fue desarrollado, en este artículo revisamos las distintas fases de un proyecto eLearning.

Fases de un proyecto elearning, Introducción

En un proyecto elearning, como en todos los proyectos, hay etapas o fases bien diferenciadas y ya sea que el proyecto se aborde desde la perspectiva del PMBoK (donde tendremos el inicio, la planeación, la ejecución, el monitoreo y control, y finalmente el cierre ) o el modelo ADDIE (identificación de necesidades, el análisis y alcance, la especificación, la producción y la evaluación) es importante la correcta identificación de cada una de ellas, sobre todo las iniciales donde se muestran las necesidades que tuviera la organización; del cómo se dará solución a estas necesidades dependerán en mayor medida las fases posteriores. En TICAP dividimos nuestros proyectos en:

Identificación de necesidades

Las causas que originan un proyecto de elearning generalmente son derivadas de la necesidad de cambio en las organizaciones, por ejemplo:

• Cubrir mas mercados o por lo menos no perder terreno ante la competencia
• Dar a conocer a los colaboradores de una organización dispersos geográficamente o por horarios, los objetivos del negocio o nuevas normativas a aplicar
• Salida al mercado de algún producto o servicio
• Ahorro de costos (aunque no siempre es el motivador)

Aquí se hace una primera aproximación al contexto de la organización identificando de manera básica las necesidades de formación/capacitación, así como las expectativas a través de entrevistas, cuestionarios y otras técnicas de recopilación. Es importante identificar y asegurar la participación de todos los interesados desde el inicio, para obtener información fidedigna que se utilizará posteriormente en la etapa de análisis.

Un punto básico aquí es mapear qué es lo que se tiene actualmente al interior de la organización, me refiero a las capacidades de los colaboradores, servicios tecnológicos, materiales transcritos y perfiles expertos en determinados temas, entre los más importantes.

Finalmente, hay que tener claro que “salidas” esperamos de la capacitación/formación, empatarlas con los objetivos de negocio, pues como cualquier proyecto consumirá recursos y competirá con otros proyectos por ellos, por lo que hay que dar resultados cuantificables que justifiquen la inversión a realizar.

Análisis y alcance

Formalizado ya el proyecto continuamos aterrizando las necesidades previamente identificadas, ahondamos en la problemática del negocio a resolver, gaps de conocimiento y beneficios esperados. Se identifica de forma más clara a la audiencia y se revisan materiales ya existentes.

Aquí ya se tiene una idea bastante clara del alcance del proyecto pudiéndose:

• Definir la modalidad (eLearning, bLearning, mLearning, etc) más adecuada
• Caracterizar los contenidos alineándolos a los objetivos de negocio
• Definición del grado de interactividad
• Identificar qué se puede hacer en casa y qué es necesario tercerizar con un proveedor elearning

Es conveniente identificar de manera temprana un conjunto de componentes del proyecto que ayudarán a garantizar el éxito, entre ellos podemos destacar los siguientes:

1. Pedagógicos
   • Desarrollo de materiales
   • Diseño didáctico
2. Producción de contenidos digitales
3. Tecnológicos
   • Plataforma educativa o Sistema de Gestión del aprendizaje
   • Plataforma tecnológica por implementar y existente (que engloba infraestructura como servidores, sistemas operativos, etc)
4. Tutorización
5. Evaluación
6. Institucionales, que considera activos organizacionales como la cultura organizacional, sus valores, políticas, procesos y procedimientos, así como metodología imperante
7. Gestión, abarcando aspectos como la administración escolar, la administración de los ambientes virtuales de aprendizaje

Es importante en esta etapa tener ya muy claro el por qué se está realizando el proyecto de elearning así como el alcance del mismo, diferenciando entre lo que se puede hacer interna y externamente.

Especificación

En esta etapa trabajamos en conjunto con el experto en el tema a desarrollar en el curso o capacitación, generalmente es parte de la organización cliente; aquí recopilamos los materiales y delineamos la estructura básica del curso así como las herramientas y principios de trabajo hacia el equipo. También se establecen características como:

1. La plataforma/navegador recomendado, aunque la tendencia es que la mayoría de los navegadores en sus últimas versiones se basen en estándares web y por ende los cursos se puedan visualizar en todos ellos sin problemas
2. Reporteo, se define cómo se realizará el seguimiento de las actividades de los estudiantes, si se utilizará SCORM o no
3. Multimedia, se establecen los formatos de archivos a utilizar
4. Navegación e identidad gráfica, tanto de la plataforma educativa como del curso, se establecen las interfaces de usuario, colores, iconografía, el paginado, los botones de inicio, menús desplegables, marcadores, etc
5. Criterios de aceptación

Las metas y objetivos del proyecto así como las características de los estudiantes son determinantes para definir las características del programa a desarrollar, esto es, un programa formativo para una universidad tiene que abordarse de manera distinta a un plan de capacitación empresarial pues hay motivaciones distintas para una y otra organización así como perfiles distintos de los usuarios finales.

Producción

En esta etapa se materializa el trabajo realizado previamente, entre las actividades a desarrollar están:

• Mapear la experiencia completa
• Realización del guión (diseño instruccional), involucrándose ya los diseñadores gráficos/web
• Producción de las pantallas conforme al guión
• Implementación de la plataforma educativa virtual conforme a las interfaces de usuario entregadas previamente

Lo recomendable es que desde el diseño instruccional se muestren al cliente borradores del trabajo para que tenga una idea más clara del producto final, de otra manera se puede tener una expectativa distinta; durante la producción digital es conveniente mostrar al cliente avances de forma iterativa de modo que se puedan detectar y realizar ajustes de ser necesarios.

Evaluación

Finalizada la producción del curso capacitación se realizan:

• Pruebas para evaluar la calidad, QA, tanto de contenidos como de funcionalidades en distintos navegadores, en diferentes sistemas operativos y en distintos dispositivos; se revisa el comportamiento de navegación, la consistencia de los estilos CSS, el comportamiento de JavaScript, etc
• También se realizan pruebas de estrés para revisar comportamiento de los servidores asumiendo cierta concurrencia previamente definida

En TICAP, tenemos amplia experiencia en la gestión de proyectos de distintas escalas.

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